Wśród przedsiębiorców coraz bardziej popularne są różnego rodzaju konferencje oraz spotkania networkingowe, podczas których mają oni okazję zaprezentować prowadzony biznes, opowiedzieć o tym co ich wyróżnia na tle konkurencji, wymienić się wizytówkami a nawet pozyskać nowych klientów.
Jeden z naszych klientów uczestniczący w tego rodzaju spotkaniach zwrócił się do nas z zapytaniem czy pozyskując w ten sposób dane osobowe do przedstawiciela firmy, może on uznać, że przekazanie wizytówki jest wyrażeniem zgody na kontakt w celach marketingowych, a w szczególności czy może przesłać takiej osobie np. ofertę handlową za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany na wizytówce?
Odpowiedź na tak zadane pytanie nie jest jednoznaczna, albowiem wszystko zależy od tego w jakim celu otrzymaliśmy wizytówkę.
W przypadku, gdy nawiązaliśmy relację biznesową z osobą zainteresowaną nabyciem oferowanego przez nas produktu czy usługi i wysłanie oferty handlowej do tej osoby następuje, gdyż osoba ta poprosiła nas o przesłanie oferty handlowej, to na powyższe pytanie można odpowiedzieć twierdząco. W takim przypadku mamy do czynienia z udzieleniem ustnej zgody.
Uzyskanie tego rodzaju zgody wiąże się jednak z pewnym ryzykiem, albowiem nie mamy zgody na przesłanie oferty handlowej w żadnej utrwalonej formie, co może postawić nas w kłopotliwej sytuacji, gdy druga strona z jakichś powodów niespodziewanie zaprzeczy temu, że prosiła o przesłanie oferty handlowej. W przypadku sporu, przedsiębiorca, który wysłał ofertę handlową, będzie musiał udowodnić, że nie zrobił tego bezprawnie, tzn., że posiadał zgodę tej osoby na przesłanie oferty handlowej. Dlatego doradzamy podejmowanie starań, by tego rodzaju zgody potwierdzać na piśmie lub w formie elektronicznej.
Należy pamiętać, iż zgoda na przesłanie oferty handlowej powinna być wyraźna a nie dorozumiana i udzielona przed otrzymaniem oferty handlowej.
Konieczność posiadania zgody na przesłanie oferty handlowej drogą elektroniczną wynika z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, który stanowi, że:
Zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.
Dane widoczne na wizytówce najczęściej zawierają dane osobowe w postaci: imienia, nazwiska, numeru telefonu czy stanowiska służbowego. Dane z wizytówki pozwalają na bezpośrednią lub pośrednią identyfikację osoby. Na tej podstawie przedsiębiorca, któremu wręczona została wizytówka z danymi osobowymi, staje się administratorem tych danych.
W takiej sytuacji, nie jest wymagana dodatkowa pisemna zgoda na przetwarzanie danych osobowych, ponieważ sam fakt przekazania wizytówki świadczy o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Oczywiście tylko w przypadku, gdy wizytówkę wręczy nam osoba, której dane osobowe na niej widnieją.
W konsekwencji, osoba otrzymująca wizytówkę może przetwarzać dane osobowe tylko w celu w jakim ją otrzymała.
Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną stanowi, że do uzyskania zgody na przesłanie oferty handlowej za pośrednictwem poczty elektronicznej zastosowanie mają przepisy o ochronie danych osobowych, przesądzając tym samym, że do oceny skuteczności udzielenia zgody na gruncie ustawy o świadczeniu usług droga elektroniczną stosuje się Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
Odwołać się zatem należy do motywu 47 RODO, albowiem przetwarzanie danych osobowych w powyższym celu będzie miało za podstawę uzasadniony interes administratora danych. Fakt wyrażenia zgody na przesłanie oferty handlowej na gruncie ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną sprawia, że osoba udzielająca takiej zgody ma rozsądne przesłanki, by spodziewać się, że odbiorca zgody może przetwarzać jej dane w celu przesłania oferty handlowej.
W przypadku zamiaru dodania danych osobowych z wizytówki do bazy marketingowej celem wykorzystywania tych danych w innym celu, konieczne będzie uprzednie pozyskanie zgody od osoby której dane dotyczą i wykonanie obowiązku informacyjnego.
Oznacza, to, że przedsiębiorcy mogą gromadzić i przechowywać dane osobowe, wyłącznie dla potrzeb realizacji określonego, prawnie uzasadnionego celu.
Niniejsza informacja nie stanowi porady prawnej. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie powyższych informacji bez konsultacji z Kancelarią.
